E-Rechnung: Ab 2027 wird es für viele Unternehmen ernst
Die Umstellung auf die E-Rechnung geht in die nächste Phase. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ende 2026 läuft nun eine wichtige Übergangsregelung für die Ausstellung aus. Ab 2027 gelten für viele Unternehmen strengere Vorgaben.
Wer seine Rechnungen bislang überwiegend auf Papier oder als PDF erstellt, sollte deshalb rechtzeitig prüfen, ob die eigenen Prozesse auf die kommenden Anforderungen vorbereitet sind.
Was gilt als E-Rechnung?
Allein die digitale Übermittlung macht aus einer Rechnung noch keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten gehören insbesondere die XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD erfüllen allerdings die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Die XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Daten. ZUGFeRD kombiniert dagegen eine für den Menschen lesbare PDF-Darstellung mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Eine herkömmliche PDF-Rechnung ohne einen solchen strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung.
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Die Regelungen betreffen grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Unternehmensgröße oder die Höhe des Umsatzes spielen für diese Empfangspflicht grundsätzlich keine Rolle.
Auch Kleinunternehmer müssen den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, besteht jedoch grundsätzlich keine Verpflichtung, selbst E-Rechnungen auszustellen.
Welche Fristen gelten für die Ausstellung?
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt.
Bis zum 31. Dezember 2026
Für inländische B2B-Umsätze können Unternehmen grundsätzlich noch Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungen, beispielsweise herkömmliche PDF-Rechnungen, verwenden. Bei sonstigen elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Vom 1. Januar bis 31. Dezember 2027
Ab 2027 kommt es zusätzlich auf den Umsatz des Rechnungsausstellers an. Hat dieser im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro erzielt, kann er die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen und grundsätzlich weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen ausstellen.
Liegt der maßgebliche Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, greift diese Übergangsregelung grundsätzlich nicht mehr. Für bestimmte EDI-Verfahren, die die neuen Anforderungen an eine E-Rechnung noch nicht vollständig erfüllen, besteht unabhängig von der Umsatzhöhe noch bis zum 31. Dezember 2027 eine gesonderte Übergangsregelung.
Ab dem 1. Januar 2028
Mit Beginn des Jahres 2028 endet die allgemeine Übergangsphase. Für die von der gesetzlichen Regelung erfassten inländischen B2B-Umsätze müssen Rechnungen dann grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden.
Ausnahmen bleiben bestehen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sowie Rechnungen über Umsätze von Kleinunternehmern und bestimmte steuerfreie Leistungen.
Ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich?
Für den Versand einer E-Rechnung ist grundsätzlich keine Zustimmung des Empfängers notwendig.
Anders ist dies während der Übergangszeit bei sonstigen elektronischen Rechnungen, etwa einer herkömmlichen PDF-Rechnung: Für diese ist grundsätzlich weiterhin das Einverständnis des Rechnungsempfängers erforderlich.
Jetzt auf die nächste Umstellungsstufe vorbereiten
Auch wenn die vollständige Verpflichtung grundsätzlich erst 2028 greift, wird die E-Rechnung für zahlreiche Unternehmen bereits ab 2027 verbindlich. Deshalb empfiehlt es sich, die bestehenden Abläufe frühzeitig zu überprüfen.
Unternehmen sollten insbesondere sicherstellen, dass E-Rechnungen zuverlässig empfangen und ordnungsgemäß aufbewahrt sowie – soweit eine Ausstellungspflicht besteht – künftig auch gesetzeskonform erstellt und übermittelt werden können.
Ist Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht vorbereitet? Wir prüfen mit Ihnen, was ab 2027 konkret zu beachten ist.