Betriebsveranstaltungen: Feiern ohne steuerliche Überraschungen
Sommerfest, Betriebsausflug oder Weihnachtsfeier: Betriebsveranstaltungen stärken das Miteinander – steuerlich sollten Arbeitgeber jedoch einige Regeln beachten.
Wann liegt eine Betriebsveranstaltung vor?
Als Betriebsveranstaltungen gelten Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Voraussetzung für den steuerlichen Freibetrag ist grundsätzlich, dass die Teilnahme allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Auch Veranstaltungen einzelner Abteilungen oder Standorte können daher begünstigt sein, wenn alle Beschäftigten der jeweiligen Einheit teilnehmen können.
110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr gilt ein Freibetrag von jeweils 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer. In die Berechnung fließen grundsätzlich sämtliche relevanten Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer ein – beispielsweise für Speisen und Getränke, Räume, Unterhaltung, Eintrittskarten oder Geschenke.
Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt. Nimmt eine Begleitperson teil, wird deren Kostenanteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Einen zusätzlichen Freibetrag für Begleitpersonen gibt es nicht.
Übersteigen die Zuwendungen den Freibetrag von 110 Euro, ist nur der darüber hinausgehende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann diesen grundsätzlich mit 25 Prozent pauschal versteuern.
Sozialversicherung: Zeitpunkt der Pauschalbesteuerung beachten
Besondere Aufmerksamkeit ist bei der Sozialversicherung erforderlich. Damit pauschal besteuerte Zuwendungen nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören, muss die Pauschalbesteuerung in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung erfolgen.
Nach Auffassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung ist dies spätestens mit der Entgeltabrechnung vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung – grundsätzlich also bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres – sicherzustellen. Das Bundessozialgericht hat bestätigt, dass eine erst nach Ablauf dieser Frist vorgenommene Pauschalbesteuerung die Sozialversicherungsfreiheit nicht mehr herstellt.
Unser Tipp
Ermitteln und dokumentieren Sie die Kosten einer Betriebsveranstaltung möglichst zeitnah. Wird der Freibetrag überschritten, sollte die steuerliche Behandlung frühzeitig mit der Lohnabrechnung abgestimmt werden. So lassen sich unnötige Steuer- und Sozialversicherungsrisiken vermeiden.
Sie planen eine Betriebsveranstaltung oder haben Fragen zur steuerlichen Behandlung? Sprechen Sie uns gerne an.